ESIS – Elektronisches Schüler InformationsSystem

ESIS – Elektronisches Schüler Informations System

Sehr geehrte Erziehungsberechtigte,
zur Optimierung des Informationsaustausches mit Ihnen stellt die Schule derzeit auf das neue, elektronische Informationssystem ESIS um. Es ist geplant, dieses System künftig in folgenden Bereichen einzusetzen:

  • Elektronischer Versand der Elternbriefe
  • Online-Anmeldung zum Elternsprechtag

Wie funktioniert ESIS? Was leistet ESIS?

ESIS ist die Abkürzung für Elektronisches-(Eltern)-Schüler-Informations-System. Entwickelt wurde ESIS von Herrn Herbert Elsner, einem ehemaligen Elternbeiratsmitglied des Ohm-Gymnasiums in Erlangen. ESIS beschleunigt und erleichtert die Kommunikation zwischen Schule und Elternhaus erheblich. Es wird bereits an nahezu fünfhundert Schulen eingesetzt.

Über ESIS erhalten Sie künftig die meisten Elterninformationen automatisch an Ihre E-Mail-Adresse. Früher waren Sie es gewohnt, durch ihrem Kind mitgegebene Elternbriefe, sonstige Informationen und Einladungen seitens der Schule informiert zu werden. Sie mussten dann das entsprechende Schreiben per Rückmeldezettel mit Ihrer Unterschrift quittiert über Ihr Kind an die Schule zurückleiten. Die Klassenleiter und Lehrer sammelten die Rücklaufabschnitte wieder während ihres Unterrichts ein und überprüften diese auf Korrektheit und Vollständigkeit. Zur Optimierung dieser Vorgänge setzte unsere Schule bereits mit CLAXXS ein elektronisches Informationssystem ein. Dieses war jedoch fehleranfällig und sorgte auch bei Ihnen für einigen Ärger. Außerdem ist der Funktionsumfang dieses Systems begrenzt. Das alles führte bei uns zum Entschluss, das System auf ESIS umzustellen. Dadurch vereinfacht und beschleunigt sich das Verfahren für Sie:

Die meisten Elterninformationen werden an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse versendet. In der E-Mail-Nachricht ist dann der entsprechende Elternbrief angehängt. Anstelle von zu unterschreibenden Rücklaufzetteln bestätigen Sie einfach den Erhalt der Informationen, indem Sie mit einem Klick die automatisch angeforderte Lesebestätigung akzeptieren oder auf die E-Mail antworten (sollte Ihr E-Mail-Programm keine automatische Lesebestätigung unterstützen, genügt es, die Mail einfach zurückzusenden:<antworten> <senden>)).

Welche weiteren Vorteile bietet Ihnen ESIS?

Neben dem raschen und zuverlässigen Erhalt von Informationen ist ein weiterer, überzeugender Vorteil die Möglichkeit, die Sprechzeiten für die Elternsprechtage bequem über ESIS von zu Hause aus zu reservieren.

Welche Nachteile entstehen für Sie?

Uns sind keine Nachteile bekannt. Sie sollten lediglich regelmäßig, d.h. mindestens ein- bis zweimal wöchentlich – im Idealfall täglich – Ihren E-Mail Eingang prüfen. ESIS ist für Sie vollkommen kostenfrei, die Teilnahme an ESIS ist freiwillig, bietet aber viele Vorteile. Darüber hinaus können Sie auch die ESIS-App nutzen.

Alle Vorteile im Überblick:

1. Informationen als elektronischer Elternbrief:

  • ESIS sorgt für rasche Informationsweitergabe
  • ESIS kann Ihr Kind nicht verlieren oder vergessen, wie beispielsweise einen Rundbrief
  • ESIS spart Papier und Kopierkosten.
  • ESIS hilft dem Klassenleiter, den Eltern und allen anderen Beteiligten in organisatori- schen Belangen.
  • ESIS spart wertvolle Unterrichtszeit, die für Austeilen und Einsammeln verloren gehen würde.
  • ESIS-Informationen erreichen Sie auch dann, wenn Ihr Kind am Schulbesuch verhindert ist.
  • ESIS kommt auf Sie zu, Sie müssen nicht selbst aktiv werden.
  • ESIS beschleunigt und erleichtert die Kommunikation zwischen Schule und Elternhaus erheblich.

2. Terminreservierung für die Elternabende:

  • Die Sprechzeitentermine beim Besuch mehrerer Lehrkräfte lassen sich effektiver zusam- menstellen.
  • Die Planung kann von zuhause aus am heimischen PC vorgenommen werden.

3. Nutzung der kostenlosen ESIS-App

  • Die ESIS-App ist für die Plattformen IOS, Android und Windows Phone verfügbar und kann in den jeweiligen „Stores“ kostenlos heruntergeladen werden.
  • Die APP bestätigt den Erhalt der Informationen automatisch beim Öffnen der Nachricht.
  • Die Online-Buchung für den Elternsprechtag ist damit ebenfalls möglich.

Die Teilnahme an ESIS ist freiwillig, sie kann jederzeit widerrufen werden. Wenn Sie sich nicht anmelden oder keine E-Mail-Adresse besitzen oder einrichten wollen, bekommt Ihr Kind die Elterninformation wie bisher als Rückmeldezettel in Papierform. Die Möglichkeit der Online-Reservierung von Sprechzeitterminen für die Elternsprechtage entfällt dann aber ebenso.

Die Einführung von ESIS wurde mit dem Elternbeirat der Schule abgesprochen und dieser hat seine Zustimmung gerne erteilt.

Haben wir Sie überzeugt?

ESIS funktioniert am besten, wenn es von möglichst allen Erziehungsberechtigten genutzt wird. Bitte melden Sie sich zügig in ESIS an, damit das System so schnell wie möglich verwendet werden kann.

Wie geht´s? Registrierung für ESIS:

Die Anmeldung erfolgt direkt unter der Adresse: www.esis-anmeldung.de/Forms/JSRFormular

Das Online-Formular können Sie in wenigen Minuten ausfüllen:

Bitte beachten Sie:

  • Bitte geben Sie nur eine E-Mail-Adresse an, die Sie regelmäßig nutzen.
  • Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen anlegen, müssen für eine erfolgreiche Quittierung eines Elternbriefes Lesebestätigungen von allen angemeldeten E-Mail-Adressen erfolgen. In der Regel empfiehlt es sich daher, nur eine E-Mail-Adresse anzulegen!
  • Wenn Sie mehrere Kinder an der Schule haben, muss für jedes Kind das Formular getrennt ausgefüllt werden. Sie können aber jeweils die gleiche E-Mail-Adresse angeben. Damit erhalten Sie die Informationen nur einmal (ESIS optimiert hier den Versand).
  • Bei Teilung der Erziehungsverantwortung sollte jeder Erziehungsberechtigte mit seiner E-Mail-Adresse registriert sein.
  • Die nachträgliche Änderung der E-Mail-Adresse(n) ist mit dem gleichen Formular ohne Probleme jederzeit möglich.
  • Auch die bisherigen Nutzer von CLAXXS müssen sich bitte hier noch einmal registrieren.

Hinweise zum Datenschutz

Bei der Anmeldung an ESIS werden Ihre E-Mail-Adresse, der Familienname und der Vorname Ihres Kindes und die von ihm besuchte Klasse elektronisch gespeichert. Die genannten Daten werden von der Schule nur für die Aufgabenerfüllung im Zusammenhang mit ESIS verarbeitet und genutzt.

Personen, die mit der Administration betraut wurden, und Herr Elsner, der die Schule bei der technischen Abwicklung unterstützt, erhalten nur Zugang zu den Daten, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Sie dürfen die Daten nicht für andere Zwecke verwenden und sind zur Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet. Die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien wird streng kontrolliert. Herr Elsner steht bezüglich der Einhaltung der Datenschutzbestimmung im ständigen Austausch mit dem Kultusministerium.

Zeitplan

Nach der Anmeldephase (Anmeldung der Erziehungsberechtigten, Testmail an alle Teilnehmer, Einrichtung und Pflege der Datenbank) ist der offizielle Start des ESIS-Verfahrens noch vor Weihnachten geplant. Sie werden in einer gesonderten E-Mail über den genauen Startzeitpunkt (elektronischer Versand der Elternbriefe und Möglichkeit der Online-Reservierung für die Elternsprechtage über ESIS) informiert.